Enkele praktische aanwijzingen

a) De termijn voor het indienen van argumenten tegen de voorlopige weigering bedraagt maximaal zes maanden. In eerste instantie wordt een termijn van drie maanden gesteld. Deze termijn wordt eenmaal ambtshalve met een maand verlengd en kan verder op verzoek worden verlengd tot de maximale termijn van zes maanden. Na afloop van de bezwaartermijn neemt het BBIE op basis van alle feiten en omstandigheden die hem tijdig ter kennis zijn gebracht een definitieve beslissing. Zie ook onder punt 14 van deze richtlijnen.

b) Bezwaar tegen een voorlopige weigering kan worden gemaakt door de deposant zelf of door een vertegenwoordiger (gemachtigde). Deze laatste wordt verondersteld door de deposant gemachtigd te zijn en hoeft dus in beginsel geen volmacht over te leggen. Voor een beroep tegen een definitieve weigering (artikel 2.12 BVIE) gelden de regels van nationaal procesrecht en is procesvertegenwoordiging dus verplicht. Het BBIE kan in de beroepsprocedure door een daartoe aangewezen personeelslid worden vertegenwoordigd.

c) Bij een weigering op absolute gronden wordt wel eens vergeten dat ook aan alle formele vereisten dient te worden voldaan. Zo ontslaat het indienen van een bezwaarschrift tegen een voorlopige weigering deposant of zijn gemachtigde uiteraard niet van bijvoorbeeld de verplichting om in geval van een beeldmerk daarvan afbeeldingen in te dienen. Overigens kan worden opgemerkt dat het BBIE zich altijd inspant om deposanten zo spoedig mogelijk van alle vormgebreken op de hoogte te

stellen.

d) In praktijk blijkt dat het overgrote deel van de bezwaarschriften wordt ingediend op de laatste dag van de daarvoor gegeven termijn. Hierdoor wordt het vaak onmogelijk gemaakt indieners van bezwaar tijdig op de hoogte te stellen van eventuele gebreken. Eveneens wordt hierdoor de mogelijkheid weggenomen dat er een nadere uitwisseling van argumenten kan plaatsvinden. Met name wanneer inburgering wordt ingeroepen, is het raadzaam om dit ruimschoots voor het verstrijken van de bezwaartermijn te doen en het ondersteunende materiaal in te dienen. Deposant behoudt dan de mogelijkheid om zijn argumenten en materiaal aan te vullen na een gemotiveerde afwijzing door het BBIE van de eerder gedane claim.

e) Het BBIE streeft ernaar bezwaarschriften binnen een termijn van een maand na ontvangst ervan te beantwoorden. In dit verband merkt het BBIE op bij de afhandeling van bezwaarschriften rekening te houden met de belangen van deposant, en met name de mogelijkheid tot het indienen van nadere argumenten. Hierdoor kan het voorkomen dat bij de afhandeling van bezwaarschriften de brieven die ruimschoots voor het verstrijken van de bezwaartermijn werden ingediend met voorrang worden behandeld ten opzichte van brieven met betrekking tot depots waarbij deposant geen termijn meer zou hebben om nadere argumenten in te dienen.