Bijlage bij artikel 5

Voorwaarden en vereisten voor het indienen van aanvragen om octrooi, vertalingen van Europese octrooien, en andere documenten in elektronische vorm als bedoeld in artikel 5 van de Uitvoeringsregeling 2009 Rijksoctrooiwet 1995 

 

Te gebruiken software

Voor het indienen van aanvragen om octrooi, vertalingen van Europese octrooien, en andere documenten in elektronische vorm dient gebruik te worden gemaakt van de NL epoline® software die Octrooicentrum Nederland (het bureau, bedoeld in de ROW 1995) beschikbaar stelt, tenzij wordt besloten ook het gebruik van andere software toe te laten.

 

Te gebruiken hardware

Er dient gebruik te worden gemaakt van een geldige, via Octrooicentrum Nederland verkregen smart-card en daarbij behorende card reader, of van een smart-card en reader die door Octrooicentrum Nederland is toegestaan.

 

Minimum hardware vereisten

- Pentium II – 233 MHz of hoger

- 64 MB RAM

- 300 MB vrije hard-disk ruimte

- Seriële and PS/2 poorten

 

Ondersteunde operating systems

- Windows 98 (2nd edition) SE, ME

- Windows NT, Windows 2000, Windows XP

 

Elektronische drager

Bij indiening met behulp van een elektronische drager dient gebruik te worden gemaakt van een CD-R die voldoet aan ISO 9660:1988.

 

Toegestane formaten van elektronische documenten

XML

PDF

TIFF

JPEG

WIPO standard 25 voor sequentieopsommingen

 

Wijze van verpakking van het elektronische document

Voor on-line ingediende documenten: WASP (Wrapped and Signed Package)

 

Voor via een elektronische drager ingediende documenten: WAD (Wrapped Application Document).

 

De elektronische handtekening

Langs elektronische weg ingediende documenten die door aanvrager of zijn gemachtigde moeten worden ondertekend, kunnen op de volgende wijzen worden ondertekend:

 

- door middel van een facsimile handtekening, dat wil zeggen een facsimile kopie van de handtekening van de ondertekenaar in TIFF of JPEG formaat;

- een tekstreeks handtekening, dat wil zeggen een reeks tekens voorafgegaan en gevolgd door een ‘slash’ (/), gekozen door ondertekenaar om zijn identiteit en zijn oogmerk om te ondertekenen te bevestigen of,

- een hoogwaardige elektronische handtekening die met behulp van een elektronische Public Key Infrastructure (PKI) is gemaakt. De organisatie die deze handtekeningen uitgeeft moet door het Bureau zijn erkend. Een lijst met erkende organisaties is te vinden op de website van het Bureau.

 

Wijze van inzenden

Documenten kunnen met de genoemde software zowel on line als via een elektronische drager worden ingediend.

 

Indien wordt gebruik gemaakt van een elektronische drager dient deze te samen met een document in papieren vorm waarin vermeld de indiener of zijn gemachtigde, zijn correspondentieadres en een inventarislijst van de op de drager opgenomen documenten, te worden ingediend.

 

Ontvangstbevestiging

De ontvangst van in elektronische vorm ingediende documenten wordt door Octrooicentrum Nederland uitsluitend langs elektronische weg bevestigd, onder vermelding van de naam van Octrooicentrum Nederland, datum en tijdstip van ontvangst, een lijst van de ingediende documenten, en een zogenaamde Message Digest (een unieke reeks tekens die tot stand komt door versleuteling van het totale ontvangen bericht met behulp van het certificaat van de inzender), een referentienummer en eventueel een aanvraagnummer. Elektronische bevestiging vindt alleen plaats als aan de hier boven genoemde voorwaarden en vereisten is voldaan.

 

Indien de bevestiging van ontvangst langs elektronische weg niet slaagt, zal deze zo spoedig mogelijk op een andere wijze aan de afzender worden toegezonden.

 

Onleesbare of onvolledige documenten

Indien een elektronisch ingediend document onleesbaar of onvolledig is, zal het gedeelte dat onleesbaar of onvolledig is als niet ontvangen worden beschouwd.

 

Virussen en/of schadetoebrengende software

Indien een ingediend document een virus of andere schadetoebrengende software bevat behoudt Octrooicentrum Nederland zich het recht voor een dergelijk document als onleesbaar te beschouwen en niet te openen of verwerken.

 

Indieningsdatum

De datum waarop Octrooicentrum Nederland van langs elektronische weg ingediende aanvragen ontvangt is de datum van indiening, mits de aanvrage voldoet aan de minimumeisen genoemd in artikel 29, eerste lid, van de Rijksoctrooiwet 1995.

 

Ondersteuning door helpdesk

Octrooicentrum Nederland beschikt over een helpdesk ter beantwoording van vragen van de gebruikers van de elektronische indieningsoftware. De helpdesk is bereikbaar tussen 09.00 and 17.30 uur maandag tot vrijdag m.u.v. officiële feestdagen.

 

De helpdesk kan worden bereikt:

Telefonisch: +31703986655

Per fax: +31703900190

Per e-mail: [email protected]